Events erstellen

Setzen Sie zuerst die richtigen Einstellungen (dieser Punkt wurde bereits in "SCHRITT ZWEI: Mandanteneinstellungen" beschrieben).

Unter Sidebar > [Mandantenname] Einstellungen > Event finden Sie die Konfigurationsoptionen für ihr persönliches Eventmodul. An dieser Stelle können Sie auswählen welche E-Mails von unserem System an ihre Kunden und ihre Administratoren versendet werden, ob eine .ics-Datei (zur Erstellung eines Kalendereintrages) mitgesendet wird.

Tipp: Wenn Sie administrative E-Mails zu den Events nur an eine E-Mail Adresse wünschen, so können Sie diese im Feld „Admin E-Mail Adresse“ hinterlegen. Solange hier eine E-Mail Adresse steht, werden keine internen Event E-Mails an ihre Administratoren versendet.

Tipp für Office und Office Plus Benutzer: Es kann eine Partnergruppe für alle Teilnehmer eines Events definiert werden, die Sie allerdings vorab erstellt haben müssen (Office > Partner > Gruppen). Zudem muss die automatisierte Verrechnung erlaubt werden (Sidebar > [Mandantenname] Einstellungen > Event > Verrechnungs Einstellungen > Hacken setzen bei "Erlaube Verrechnung")

Weiter geht es zum eigentlichen Erstellen Ihres Events.

Wir empfehlen Ihnen Ihre Events nach Kategorien zu ordnen, damit ihre Kunden schnell und effizient Einsicht in Ihre Events bekommen, für die sie sich auch interessieren. Anlegen können Sie diese Kategorien unter Events > Kategorien.

Tipp: Kategorien können mehrstufig verschachtelt werden. Dazu kann bei jeder Kategorie eine Oberkategorie hinterlegt werden. Ein Event der Kategorie wird beim Filtern bei der eigenen Kategorie und deren Oberkategorien angezeigt.

Nun da wir Kategorien haben, können bereits Events erfasst werden. Möchten wir jedoch Referenten oder Partner hinzufügen, so müssen diese vorab unter Events > Referent bzw. Events > Partner erstellt werden.

Erstellen von Events

Das Formular für die Events mag auf den ersten Blick unzählige Eingabefelder enthalten, doch kein Grund zur Panik! Arbeiten Sie sich Schritt für Schritt durch das Formular:

Unter „Allgemeine Informationen“ geben Sie ihrem Event einen Titel, entscheiden sich für den Titel innerhalb der URL und beschreiben in wenigen Worten / Zeilen worum es geht.

Bei „Termin und Kosten“ handelt es sich vor allem um das „Wann?“ und „Wie teuer?“, aber auch die Kategorie - welche Sie unter anderem erstellt haben - ist hier gefragt.

Der „Veranstaltungsort“ hilft Ihren Kunden, den Weg zu Ihnen zu finden.

„Involvierte Personen“ kümmert sich um das „Wer?“: Wer steht vorne und leitet durch den Event?

Natürlich darf ein schönes Bild nicht fehlen, damit alle Augen auf Ihr Event fallen, diese können Sie unter „Vorschaubild“ mit einem Klick auf „Datei auswählen“ hochladen.

Gratulation, Sie haben es schon fast geschafft! Auf der rechten Seite bieten sich einige zusätzliche Informationsmöglichkeiten, die Ihren Kunden einen besseren Einblick in den Event geben sollen. So können Sie eine längere Beschreibung hinterlegen oder Zusatzinformationen wie zum Beispiel Anreisetipps und Equipment definieren. Gibt es besondere Gäste, so können diese hier näher beschrieben werden. Haben Sie mehrere Bilder? Laden Sie diese unter „Event Bilder“ nach Belieben hoch.

Tipp: Für den Fall, dass Sie die Anmeldung über eine andere Webseite gestalten möchten (wie zum Beispiel ticketcorner.ch), können Sie diese unter externe Anmeldung hinterlegen. Anstatt über das squibble Event Modul, werden Interessierte Benutzer dann auf diese Seite weitergeleitet um die Buchung zu erstellen.

Anmeldungen

Anmeldungen können Sie selbst unter Events > Anmeldungen erstellen und verwalten. Sie finden hier eine Liste mit allen Anmeldungen für ihre Events mit einigen Zusatzmöglichkeiten. Greifen Sie selbst nicht in die Reihenfolgen ein, so wird jeder Anmeldung chronologisch ein Platz auf der Teilnehmer- oder Warteliste gegeben. Es steht ihnen aber frei, einzelne Anmeldungen von der Teilnehmer- auf die Warteliste oder umgekehrt zu verschieben. Dies machen Sie indem Sie auf die ID der Anmeldung klicken und am unteren Bildschirmrand bei den „weiteren Aktionen“ die entsprechenden Punkte auswählen. Auf diesem Weg können Sie eine Anmeldung auch stornieren.

Weiters finden Sie diverse Druckansichten auf den Event- und Anmeldungs-Übersichtsseiten, sowie den Detailseiten.

Tipp für Office und Office Plus Benutzer:Falls Sie in den Einstellungen die Verrechnung nicht deaktiviert haben, so werden mit dem Erstellen einer Anmeldung direkt Kunde, Auftrag und Rechnung erstellt. Für den Fall, dass eine Verrechnung nicht durchgeführt werden konnte, kann dies unter „weitere Aktionen“ auf einer Anmeldung nochmals angestossen werden.